Ako je prošlo desetljeće bilo razdoblje ”pametnih aplikacija”, sada počinje doba ”pametnih suradnika” odnosno personaliziranih pomoćnika (agenata). Razmišljaju li osnivači škola o sadašnjim i budućim poslovnim procesima?

Obratio sam se svim županijama u RH (osnivačima škola)  i zamolio ih da odgovore na šest pitanja koja su vezana za funkcioniranje poslovnog aspekta odgojno-obrazovnih ustanova.

Od mogućih 20 županija i Grada Zagreba (koji ima status grada i županije) dobio sam odgovor od samo dvije: Virovitičko-podravske i Istarske županije.

Pitanja koja sam postavio:

1)      Iz pozicije osnivača, što smatrate ključnim za uredno funkcioniranje poslovnog aspekta školske ustanove?

2)      U kojoj mjeri ste upoznati s radnim procesima u odgojno-obrazovnim ustanovama u kojima ste osnivač?

3)    Kada planirate nove procese koji će se primjenjivati u školskim ustanovama, uključujete li praktičare kako bi osigurali da se implementira optimalni proces (onaj koji troši najmanje resursa za postizanje cilja)?

4)      Imate li informaciju koje alate (informacijski sustav uredskog poslovanja, računovdstveni programi, kadrovske evidencije itd.) škole koriste u svojem poslovanju? Koliko vam je bitno da se koriste najbolji programi  i što za vas znači najbolji program?

5)      Imate li viziju kako će izgledati radni procesi za četiri godine? Opišite što planirate optimizirati u odnosu na sadašnje stanje.  

6)     Odgojno-obrazovne ustanove obavljaju i različite poslove za osnivača, čiji opseg ovisi o vrsti i veličini škole. Dodatni poslovi nisu predviđeni Pravilnikom koji uređuje djelokrug rada tajnika škole i voditelja računovodstva. U 2025. godini neoporezivo je moguće isplatiti do 1.200,00 eura godišnje (po radniku) za dodatne poslove.  Imate li u planu isplaćivati dodatak za dodatne poslove tajnicima škola i voditeljima računovodstva? Molim da obrazložite odgovor.

Zahvaljujem Virovitičko-podravskoj i Istarskoj županiji na dostavljenim odgovorima. Ostale županije, premda su imale dvadeset dana na raspolaganju, nisu dostavile svoje odgovore. Zbog malog broja pristiglih odgovora, komparativna analiza među županijama ne bi bila vjerodostojna.  

Odgovor Virovitičko-podravske županije (pročelnica za Upravni odjel za obrazovnje, kulturu i sport)

1) Ključne su dobre i kvalitetne menadžerske kompetencije ravnatelja – početak i kraj funkcioniranja i uspjeha svake školske ustanove.

2) U potpunosti sam upoznata jer ostvarujemo izvrsnu svakodnevnu komunikaciju i poslovnu suradnju.

3) Nove procese planiramo uz stručnu podršku vanjskih stručnjaka te apsolutnu uključenost osnivača.

4) S obzirom da smo na potpunoj riznici, svi koristimo isti program – Libusoft te im osiguravamo sredstva za pristup programima koji su potrebni zaposlenicima škole od uredskog poslovanja do računovodstva.

5) Planovi se mijenjaju iz dana u dan, ovisno o zakonskim regulativama i izmjenama te se tako prilagođavamo sustavu. Trenutačno se nalazimo u najvećoj reformi obrazovanja (prilagođavanje osnovnih škola za jednosmjenski rad i cjelodnevnu školu te reforma strukovnog obrazovanja) koja će utjecati na velike promjene u sustavu obrazovanja, ali i optimizaciju.

6) Sve veći opseg poslova je upravo na osnivaču, pogotovo kada škole funkcioniraju na potpunoj riznici, postupci nabave se također provode u županijskim uprava i razvojnim agencijama, kao i sve projektne prijave i provedba projekata. Također moram naglasiti da je izražen nedostatak kadrova, ali i dalje ulažemo puno truda i vremena da to ne bude osjetno u našim školskim ustanovama i da ostvarimo sve zacrtane ciljeve. Što se tiče plaće zaposlenika škole, dio njih ima i veću od zaposlenika u županijskoj upravi, a zakonska regulativa zadaje izvor za isplatu plaće zaposlenicima škole – to je zasad isključivo državni proračun.

Odgovor Istarske županije (pomoćnica pročelnice za Upravni odjel za obrazovanje, sport i tehničku kulturu)

Istarska županija osnivač je 25 osnovnih škola, 21 srednje škole i Učeničkog doma Pula, a Upravni odjel za obrazovanje, sport i tehničku kulturu je nadležni upravni odjel u kojem se obavljaju poslovi iz nadležnosti osnivača iz samoupravnog djelokruga rada te povjerenih poslova državne uprave, a sve sukladno pozitivnim pravnim propisima. Do sada najveći broj radnih procesa, aktivnosti oko usavršavanju istih, uvođenju novih i drugo provodile su same školske ustanove i Učenički dom Pula. Istarska županija je u postupku uvođenja lokalne riznice te dobivene upute Upravnog odjela za proračun i financije dostavljamo našim osnovnim i srednjim školama te Učeničkom domu Pula. Od  2024. godine voditelji radionica jedne softverske tvrtke provode edukaciju računovođama škola i Učeničkog doma Pula, radi pripremnih aktivnosti oko uvođenja riznice, a od 1. lipnja 2025. godine u Istarskoj županiji  započinje proces ukidanja poslovnih računa naših ustanova.

Naprijed navedene odgojno-obrazovne ustanove ne obavljaju druge/ različite poslove za osnivača, nego obavljaju poslove koji su im utvrđeni pozitivnim pravnim propisima te stoga  u Proračunu Istarske županije za 2025. i u projekcijama proračuna za 2026. i 2027. godinu nisu planirana sredstva za dodatne poslove tajnicima i voditeljima računovodstva.

Poruka osnivačima

Tajnici škola i voditelji računovodstva obavljaju poslove na temelju Pravilnika o djelokrugu rada tajnika te administrativno-tehničkim i pomoćnim poslovima za osnovne odnosno srednje škole. Ako Pravilnici taksativno navode deset grupa poslova, od kojih je jedan posao suradnja s osnivačem, osnivač bi morao imati informaciju koliko vremena je potrebno da se naprave ostali poslovi. U praksi ovo znači da bi rok školama za dostavu informacija koje traže osnivači morao biti duži od 48 sati. Ovisno o veličini i vrsti škole postoji stvarno dodatno opterećenje koje izlazi iz okvira onoga što je propisano Pravilnikom. Svaki dodatni posao, koji se obavlja za osnivača, izvan okvira koji propisuje Pravilnik dopušteno je platiti iz proračuna osnivača. Kada bi usporedili godišnji trošak plaće (iz državnog proračuna) s cijelim iznosom neoporezive naknade (iz proračuna osnivača) došli bi do omjera ~1/25 u korist državnog proračuna. Za one tajnike škola i voditelje računovodstva koji obavljaju najviše poslova za osnivača, osnivač bi sudjelovao sa samo 4% troška (u odnosu na trošak iz državnog proračuna).

Kao alternativu plaćanju, moguće je poboljšati i olakšati poslovne procese u školama kada bi se implementirale aplikacije koje su oblikovane i testirane od praktičara koji će ih koristiti. Nažalost, nitko ne testira aplikacije za potrebe škola na način da ih prilagodi stvarnim problemima i potrebama korisnika.  Umjesto aplikacija koje smanjuju vrijeme za obavljanje repetitivnih poslova i povećavaju produktivnost implementiraju se zastarjele, nepregledne i složene aplikacije. Posljedica je dodatno administrativno opterećenje i lošija kvaliteta javne usluge.

Uvođenje ZGCOP-a u 2025. godini može poslužiti kao primjer aplikacije čija funkcionalnost i sučelje odražava informatičke standarde iz 90-ih. Hoćemo li dočekati vrijeme u kojem će osnivači osigurati informatičke alate koji štede vrijeme, podižu produktivnost i testirani su od korisnika koji ih koristite?