Na isteku je i treći mjesec od pune primjene Uredbe o uredskom poslovanju (dalje: Uredba). Kakva je situacija s programima za uredsko poslovanje i trebaju li škole kupiti program (ako Sigma ne zadovoljava kriterije iz Uredbe)?

U petak (24. ožujka) sudjelovao sam na prezentaciji programa za uredsko poslovanje za kojeg (iz firme koja prodaje) kažu da je najbolji na tržištu. Osobno, nisam bio oduševljen. Previše klikova (vremena) je potrebno za zaprimanje pismena, dodjelu, urudžbiranje, otpremu itd. Svaki program koji traži više od dvadeset minuta dnevno za poslove uredskog poslovanja predstavlja korak u nazad u odnosu na vrijeme prije donošenja nove Uredbe.

Nažalost, svi programi na tržištu traže više vremena u odnosu na vođenje urudžbenog zapisnika u tablici u Excelu. Programi su dizajnirani za velike sustave (s pisarnicama i mnogo zaposlenika) i zbog toga nisu prilagođeni malim organizacijama u kojima jedna osoba obavlja poslove uredskog poslovanja, kadrovske i pravne poslove i mnoge druge administrativne poslove/funkcije.

Postavlja se pitanje kako možemo znati koji program je najbolji?

Za očekivati je da će svaki proizvođač za svoji program reći da je usklađen s Uredbom, najbolje prilagođen praksi i ima odličnu korisničku podršku koja sluša potrebe svojih korisnika. Ovo se jedino ne odnosi na Sigmu (njima nije bitno koliko škola koristi njihov program i zadovoljstvo korisnika ne utječe na visinu prihoda).

Očekivao sam da će se uvesti certificiranje programa odnosno da će nadležno tijelo (Središnji državni ured za razvoj digitalnog društva) certificirati informacijske sustave koji zadovoljavaju kriterije iz Uredbe.

Certificiranje programa nije predviđeno, već je svako javno-pravno tijelo dužno samostalno pratiti i testirati ima li ponuđeni informacijski sustav sve potrebne funkcionalnosti.

Koliko je to jednostavno, možete provjeriti u tehničkim specifikacijama. Trenutno je važeća verzija 3.0 od 24. veljače 2023.  

Ovako pragmatično rješenje možemo iskoristiti i za reformu zdravstva. Od doktora obiteljske medicine mogli bi umjesto recepta za lijek dobiti sastav koji lijek mora imati, pa ćemo samostalno pratiti i testirati koji lijek je najbolji za nas.

Broj javno-pravnih tijela koji imaju programe koji su usklađeni s Uredbom možemo pretpostaviti na temelju popisa brojčanih oznaka javnopravnih tijela. U popisu je i adresa pristupne točke za elektroničku razmjenu (osnova za komunikaciju s drugim programima).  Program koji ima pristupnu točku ima veću šansu da je u potpunosti usklađen s Uredbom.  

U ovom trenutku usklađenih javno-pravnih tijela je manje od 10%, što znači da je sustav u globalu daleko od onoga što je zamislila Uredba.

Treba li žuriti s nabavom programa?

Država je osigurala školama Sigmu (program koji u ovom trenutku nije usklađen, ali se radi na tome da bude). Osnivači bi isto tako mogli osigurati programe školama, ali većina po tom pitanju nije ništa napravila.

Cijena programa koji su relativno usklađeni s Uredbom je ~100,00€+PDV i postoje škole koje nemaju financijske mogućnosti da si takve programe priušte.

Za škole koje imaju dovoljno vlastitih sredstava, postavlja se pitanje fiskalne opravdanosti troška za program koji u ovom trenutku ne služi za razmjenu pismena (slanje i primanje) s drugim programima uredskog poslovanja.

Kada zaživi razmjena između programa i kreiranje dopisa unutar programa, tada ćemo imati potrebne informacija za usporedbu programa po kriteriju brzine i jednostavnosti rada.

Do tada moja sugestija je da uložite u moderniju informatičku opremu zato što će ona sigurno doprinijeti bržem i lakšem radu.

Za potrebe nabave informatičke opreme (za osobne i školske potrebe) koristim stranicu nabava.net (komparativni prikaz ponuda i traženje najpovoljnije cijene).