Uredba o uredskom  poslovanju (dalje: Uredba) na snazi je od 10. srpnja 2021. Uredba predviđa da sva javnopravna tijela, najkasnije do 1. 1. 2023., moraju uspostaviti informacijski sustav uredskog poslovanja (dalje: program) u skladu s odredbama Uredbe. Koji se problemi pojavljuju s uspostavom programa pročitajte u tekstu koji slijedi.

Što se mijenja s programom?

”Klasično” uredsko poslovanje u školi uključivalo je: fizičko zaprimanje pismena (s urudžbenim štambiljem), upis klase i urbroja (upisivali su se fizički na listove, u tablici na računalu ili u programu za uredsko poslovanje), odlaganje pismena u registratore i čuvanje u arhivi.

Novo uredsko poslovanje digitalizira cijeli proces: zaprimanje i slanje je putem programa, kao i kreiranje klase i urbroja (i novih brojeva  JIP-a i JOP-a), a pohrana je na školskom serveru ili u oblaku. Osim digitalizacije klasičnog uredskog poslovanja uvodi se interoperabilnost odnosno mogućnost povezivanja i razmjene između različitih sustava (npr. program se povezuje sa ZUP IT sustavom), servis za orkestraciju podataka (mogućnost praćenja predmeta odnosno njihovog rješavanja od trenutka zaprimanja) i validacija podataka (elektronički potpis i pečat).

Koji je osnovni problem s primjenom programa u školi?

Uredba je prilagođena za procese u velikim sustavima (ministarstvima, županijama i gradovima) koji imaju posebne ustrojstvene jedinice za uredsko poslovanje (pisarnice) i zapošljavaju više osobe koje se u punom radnom vremenu bave samo uredskim poslovanjem.

Uredba nije prilagođena za javnopravna tijela u kojima jedna osoba (tajnik škole) u fragmentu svog radnog vremena obavlja i poslove uredskog poslovanja.

Posljedica navedenog je razvoj programa koji je namijenjen velikim sustavima i čije korištenje traži veliku investiciju vremena. Nitko nije razmišljao kako će osoba koja je zadužena za uredsko poslovanje stići obavljati i sve ostale poslove (pravne, kadrovske i ostale administrativne) u redovnom radnom vremenu.

Koji program koristiti?

Za potrebe škola Carnet je razvio Sigmu. U ovom trenutku Sigma nije usklađena s Uredbom, ali se radi na nadogradnji (bez jasnog datuma kada će program biti spreman).

Prvi set promjena na kojima se radi uključuje:

1. Novi način formiranja urudžbenog broja,

2. Jedinstvena oznaka pismena i 2D bar kod,

3. Jedinstveni identifikator na razini države,

4. Dodavanje digitaliziranih priloga zaprimljenih u fizičkom obliku,

5. Ispis potvrde zaprimanja,

6. Evidencija službene bilješke,

7. Generiranje XML dokumenta za pismena koja se trebaju poslati u informacijski sustav drugog tijela,

8. Automatsko evidentiranje zaprimljenog pismena u isti predmet – učitavanje XML dokumenta.

U pravilu osnivači nisu osigurali školama program koji je alternativa Sigmi i koji bi u ovom trenutku bio usklađen (u potpunosti ili barem više od Sigme) s Uredbom.

Od Grada Zagreba (Gradskog ureda za obrazovanje) nisam dobio informaciju planiraju li osigurati program školama kojima su oni osnivač.  

Na tržištu se nude razini programi (u različitoj fazi usklađenosti s Uredbom), ali samo one škole koje imaju povoljne financijske mogućnosti mogu si priuštiti program koji je u potpunosti usklađen s Uredbom.

Mišljenja sam, da škole koje nemaju financijske mogućnosti da plaćaju program, ne mogu zbog toga odgovarati. Na državi (Carnet) i osnvačima je da osiguraju svim školama program koji je usklađen s Uredbom.

Koja je funkcija platforme za upravljanje pristupnim točkama koju je razvila Hrvatska pošta?

Servis omogućuje elektroničku dostavu dokumenata, elektronički prijem dokumenata, elektroničku potvrdu primitka dokumenata i elektroničku dostavu obavijesti u slučaju ako se pismeno zaprimljeno iz drugog sustava ne može pročitati.

Servis ne funkcionira samostalno, već je potrebno imati program koji je usklađen s Uredbom kako bi se škola mogla povezati na pristupnu točku.

Mišljenja sam da ne treba žuriti s povezivanjem, prvo bi se trebala povezati državna uprava i osnivači.