Sukladno Općoj uredbi o zaštiti podataka (dalje: Uredba) škole su dužne imenovati službenika za zaštitu podataka. U praksi se postavlja pitanje tko te poslove može obavljati i pod kojim uvjetima.

Zašto škole moraju imenovati službenika za zaštitu podataka?

Uredba člankom 37., između ostaloga, propisuje obvezu imenovanja službenika za zaštitu podataka za tijelo javne vlasti ili javno tijelo i za organizacije čija djelatnost iziskuje redovito i sustavno praćenje ispitanika u velikoj mjeri.

Što radi službenik za zaštitu podataka?

Zadaće službenika za zaštitu podataka nabrojane su u članku 39. Uredbe i one uključuju: informiranje i savjetovanje voditelja obrade i zaposlenika o njihovim obvezama iz Uredbe, praćenje poštivanja Uredbe, pružanje savjeta, suradnja s nadzornim tijelima i djelovanje kao kontaktna točka za nadzorno tijelo (AZOP).

Tko može obavljati poslove službenika za zaštitu podataka?

Formalna kvalifikacija nije definirana Uredbom, već su definirana područja koja službenik mora poznavati (stručna znanja o pravu i praksama u području zaštite podataka, te sposobnost izvršavanja gore nabrojanih zadaća).

Što je sa sukobom interesa?

Člankom 38. stavkom 6. Uredbe propisano je da službenik za zaštitu podataka može ispunjavati i druge zadaće i dužnosti, te da su voditelj i izvršitelj obrade dužni osigurati da takve zadaće ne dovedu do sukoba interesa.

U Smjernicama o službenicama za zaštitu podataka u točki 3.5. opisano je što se smatra sukobom interesa. Izdvojio bih, ”službenik za zaštitu podataka ne može biti djelatnik organizacije čiju svrhu i načine obrade osobnih podataka mora utvrditi. Zbog posebne organizacijske strukture svake organizacije o tome se mora odlučivati na pojedinačnoj osnovi.”

Nije sporno da tajnici škola obrađuju osobne podatke zaposlenika (u osnovnoj školi i osobne podatke učenika), međutim svrha i način obrade tih podataka uređeni su propisima (Zakonom o radu, Zakonom o odgoju i obrazovanju u osnovnoj i srednjoj školi, ostalim propisima). Zbog navedenog ne postoji sukob interesa u slučaju tajnika, ali ni bilo kojeg drugog radnog mjesta u školskoj ustanovi (osim ravnatelja i članova školskog odbora iz reda zaposlenika). Navedeno su  potvrdili i službenici Agencije za zaštitu osobnih podataka.

Može li osoba odbiti obavljati poslove službenika za zaštitu podataka?

Pravilnicima o djelokrugu rada tajnika i ostalog administrativnog osoblja za osnovne i srednje škole nije predviđeno da bi poslove službenika za zaštitu podataka trebao obavljati tajnik škole. Navedena obveza ne proizlazi ni iz drugih propisa za ostala radna mjesta u školi. Ako ne postoji dobra volja radnika koji bi te poslove želio obavljati, ravnatelj nema pravnu osnovu za nametanje te obveze.

Kolika je naknada za rad službenika za zaštitu podataka?

Kao i za ostale dodatne poslove, naknada ne postoji. Pregovori za granske kolektivne ugovori bili su dobra prilika da se ugovori dodatak za službenika za zaštitu podataka, međutim to nije učinjeno. U teoriji škole mogu iz vlastitih sredstava honorirati rad službenika, ali znamo da u praksi takve škole skoro pa i ne postoje.

Što nakon imenovanja?

Voditelji obrade (škole) su dužne dostaviti Agenciji za zaštitu osobnih podataka rješenje o imenovanju službenika na objavljenom obrascu.