Škole su dužne voditi nekoliko evidencija o zaposlenicima: e-Maticu Ministarstva znanosti obrazovanja i sporta (dalje: MZOS), Registar zaposlenih u javnom sektoru (dalje: Registar) i vlastitu evidenciju o zaposlenim radnicima sukladno Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima, Narodne novine 32/15 i 97/15 (dalje: Pravilnik).

U praksi se pojavilo pitanje je li potrebno voditi sve evidencije o radnicima, odnosno može li jedna evidencija objediniti više njih?

Odnos Registra i evidencije poslodavca o zaposlenim radnicima

Člankom 5. Zakona o radu, Narodne novine 93/14 (dalje: ZOR) propisuje se obveza poslodavca za vođenje evidencije o radnicima koji su kod njega zaposleni. Člankom 3. Pravilnika propisani su podaci koji moraju biti sadržani u  toj evidenciji.

Škole su dužne podatke o svojim zaposlenicima evidentirati i u Registru, sukladno članku 4. Zakona o registru zaposlenih u javnom sektoru, Narodne novine 34/11. Sadržaj podataka koji se upisuju u Registar propisani su Prilogom I. Uredbe o sadržaju, načinu prikupljanja i obrade, te mjerama zaštite podataka u registru zaposlenih u javnom sektoru, Narodne novine 55/11 (dalje: Uredba).

S obzirom da je člankom 5. stavkom 3. Pravilnika omogućeno da se evidencija o radnicima vodi u elektroničkom obliku, a svi traženi podaci sadržani su i u Registru, zatražio sam mišljenje Ministarstva rada i mirovinskog sustava (dalje: Ministarstvo) o tome je li ažurno vođenje Registra dovoljno za valjanu evidenciju o radnicima koju moraju voditi poslodavci.

Mišljenje Ministarstva

Mišljenje je Ministarstva da su poslodavci dužni voditi posebnu evidenciju o radnicima na način propisan Pravilnikom, bez obzira na činjenicu da se isti podaci vode i u Registru.

Mišljenje je Ministarstvo temeljilo na sljedećoj argumentaciji:

1. Podaci koji se o zaposlenicima moraju voditi u Registru nisu taksativno navedeni, za razliku od Pravilnika u kojem je propisan obvezni sadržaj podataka koji je poslodavac dužan voditi.
2. Na temelju Uredbe prvi unos podataka u Registru obavlja se najkasnije u roku od osam dana od dana početka rada, za razliku od obveze propisane Pravilnikom na temelju koje su poslodavci dužni evidenciju voditi danom zasnivanja radnog odnosa.
3. Uredbom je propisano da se danom prestanka radnog odnosa iz Registra brišu osobni podaci zaposlenog (ime i prezime, OIB, JMBG, te ostali podaci koji ukazuju na mogućnost identifikacije zaposlenog nakon prestanka radnog odnosa), dok je poslodavac dužan evidenciju, vođenu na temelju Pravilnika, čuvati trajno.

Sukob teorije i prakse

Kao i u mnogim drugim područjima i ovdje postoji razlika između onoga što je propisano i prakse.

Prilogom 1. Uredbe popisan je sadržaj podataka koji se vodi u Registru, međutim nije precizirano koji se podaci obvezno unose. U praksi postoje obvezni podaci koji se moraju unijeti u Registar da bi se evidencija mogla pohraniti i ti podaci odgovaraju onima koje su škole dužni voditi na temelju članka 3.  Pravilnika.

Mišljenja sam da se u praksi podaci u Registar trebaju unositi početkom rada jer oni predstavljaju podlogu za evidenciju radnog vremena i isplatu plaća zaposlenicima škole.

Iako Uredba člankom 9. propisuje zaštitu osobnih podataka osoba kojima je prestao radni odnos, navedeno u praksi nije primjenjivo. Korisnici Registra u izborniku ”Zaposlenici” mogu  odabrati opciju ”Pretraga bivših zaposlenika” na temelju koje će biti dostupni svi osobni podaci radnika kojemu je prestao radni odnos. Korisniku Registra sustav ne omogućava brisanje osobnih podataka bivših zaposlenika.

Zaključak

Iz prakse je evidentno da se Registar ne koristi na način kako je to zamišljeno Uredbom, pa bi bilo logično da se Uredba uskladi s praksom.

Informatizacija javne uprave u Hrvatskoj provodi se dodavanjem novih programa, odnosno baza podataka u koje se ručno unose podaci koji već postoje u nekoj drugoj bazi. Svaki program funkcionira po svojim ”zakonitostima”, a što je najgore, niti jedan od njih (s izuzetkom e-Matice MZOS-a) nije prilagođen specifičnim potrebama školskog sustava.